Amennyire csak lehet, próbáljuk meg kicsit "elfelejteni" vagy legalábbis félretenni a hagyományos rendezvény- illetve csapatépítő szervezői tapasztalatunkat, hiszen nem az a célunk, hogy egy hagyományos rendezvényt ültessünk át valahogy az online térbe, hanem az, hogy a céljainkat az online tér eszközeinek legjobb kihasználásával érjük el. (Ami viszont maradhat a hagyományból: a rendezvény céljának - miért? - és a elérni kívánt eredményeinek - mit? - lehető legpontosabb megfogalmazása.)
Lássuk akkor a legfontosabb különbségeket a hagyományos offline rendezvényekkel szemben.
1) Nem kell kitölteni az időt.
Ha a résztvevők home office-ban vannak, akkor a rendezvényünk nyugodtan tartalmazhat akár több órás szüneteket is, előre betervezve, amikor a csapat egésze vagy egy része számára nincs program. Unatkozni senki sem fog ilyenkor, a szünet hosszától függően résztvevőink majd isznak egy kávét, megetetik a macskát vagy a gyermeküket, ellapátolják a havat, elmosogatnak, vagy éppen megnézik kedvenc sorozatuk néhány epizódját.
2) Nem kell mindenkinek egyidőben résztvennie a rendezvényen
Tegyük fel, hogy az offline térben 3-4 kiemelt előadóval egy 100 fős előadást szerveztünk volna, ahol az előadások egymást követik. Ehelyett az online tér lehetőséget ad arra, hogy a résztvevők kisebb csoportokban találkozzanak az előadóval, más-más időpontokban, akár más napokon. Ez a megoldás a résztvevők számára intenzívebb élményt ad, és az előadónak sem jelent nagyobb terhet (nekünk költséget), mert számára is kimarad a helyszínre történő eljutás és visszajutás időigénye, és az előadásokat könnyen beillesztheti egyéb elfoglaltságai közé, home office-ban.
3) Sok kicsi sokra megy
Ha nagy rendezvények helyett rövidebb, egyidőben kisebb létszámot mozgató rendezvényeket szervezünk, akkor könnyebb a szervezés, gyakoribbak lesznek a visszajelzések, az esetleges hibák jobban korrigálhatóak, agilis módon fejleszthető a rendezvényünk menet közben is. Az online platformok lehetőséget adnak arra is, hogy akár többszáz résztvevő egyszerre legyen jelen, de azt javasoljuk, hogy ilyen találkozót csak ritkán és csak rövid időre szervezzünk, az érdemi munka inkább kislétszámú és rövid időtartamú rendezvényekből álljon össze, melyekből így - ugyanakkora költség mellett - többet is szervezhetünk. Ne felejtsük el, hogy az online platform a kislétszámú csoport "hangulatát" még aránylag jól visszaadja, de 15 fő fölött egyre kevésbé lesz érzékelhető a nagy csoport hangulata, nincs mód tapsra, tömeges érzelemnyilvánításra, ezek az online térben nem mennek át. A nagylétszámú részek legyenek rövidek (maximum 45 perc) és lényegretörőek, használhatunk benne előre tervezett felméréseket, visszajelzéseket, de ne számítsunk "tömeghangulatra". A kislétszámú részeket is érdemes rövidre (maximum 2-3 óra) tervezni, és inkább gyakrabban adni lehetőséget a találkozásra.
4) Ne tegyünk túl sokat egy rendezvénybe!
A kevesebb sokszor több. Gondolkozz a home office résztvevők fejével, van épp elég gondjuk és feladatuk a munkájuk mellett, pl. az online iskolával. Egy klassz, egy óra hosszú játék többet ér, mint többféle aktivitást beleerőltetni egy 2-3 órás programba. Ha az a célod, hogy mindenki találjon a maga számára igazán érdekes aktivitást, akkor a többi játékot programot tedd majd inkább egy másik hétre, így ráadásul még egy lehetőséged lesz kicsit felmérni a csapat aktuális hangulatát, helyzetét.
5) Még fontosabb a résztvevők bevonása, az interaktivitás
A hagyományos rendezvényeken is mindig fennáll annak a veszélye, hogy egyes résztvevők kicsit "elbújnak", a háttérbe vonulnak. Online, home office esetben akár azt sem fogod tudni, hogy egyáltalán jelen vannak-e. A megoldás: válassz bevonósabb, interaktívabb programot-játékot, mint amit offline esetben választanál, és szervezz kisebb létszámú programokat, mint ahogy ezt amúgy tennéd.
6) Kerüld a "lebutított" vagy átdolgozott programokat!
Mára már szinte minden szolgáltató reagált az új környezetre, de sokan egyszerűen csak arra törekednek, hogy valahogy átalakítsák korábbi programjaikat úgy, hogy azok online formában is működjenek. Az eredmény sokszor sajnos gyengére sikerül. Az online csapatépítés és az online rendezvények egy teljesen új műfaj, keress olyan partnereket és programokat, melyek teljes mértékben kihasználják az új műfaj egyedülálló lehetőségeit - ahelyett, hogy kényszeredett megoldásokból építkeznének.